Published on septembre 26, 2019
Le Centre Shaw accueille régulièrement des événements internationaux comme des conférences, des symposiums et des réunions d’association. Nous faisons donc souvent affaire avec des organisateurs d’ailleurs dans le monde en plus des représentants d’organismes du Canada ou même même d’Ottawa.
C’est toujours un grand plaisir pour nous d’accueillir des événements internationaux, parce que les retombées profitent à un très grand nombre d’entreprises de la région. C’est pour cette raison que le Centre Shaw a uni ses forces à celles de Tourisme Ottawa et d’Investir Ottawa pour soutenir les ambassadeurs locaux qui en sont à leur premier événement. Le programme PensezOttawa a vu le jour en avril 2019. Sa raison d’être est de travailler avec les chefs de file des industries de la région pour attirer plus de congrès et d’événements dans la capitale canadienne en les aidant à soumettre une candidature pour l’organisation de conférences internationales.
En plus d’être membre de l’équipe du Centre Shaw, Faran Mirza est gestionnaire de programme pour PensezOttawa. Il offre ici ses conseils aux organisateurs d’événements internationaux :
Contacter l’agence de tourisme réceptif de la ville hôte
Les agences de tourisme réceptif sont d’une grande aide et elles connaissent leur ville mieux que personne. Elles bénéficient aussi de liens privilégiés avec les hôtels et les salles. Les suggestions des experts locaux peuvent enrichir l’expérience des participants qui pourraient avoir envie de sorties culturelles, d’essayer des restaurants ou de participer à des activités uniques en leur genre. N’oubliez pas pour plusieurs, la ville ou le pays où a lieu l’événement est une destination en soi. Les participants seront heureux de recevoir des conseils et des suggestions d’attractions touristiques et bonnes tables en plus des renseignements sur les réunions.
Trouver un ambassadeur local
Pour une conférence, il n’y a rien de mieux que de pouvoir compter sur un ambassadeur ou une ambassadrice. L’idéal est d’enrôler un des présentateurs. En plus de bien connaître leur public, ils connaissent leur ville comme le fond de leur poche et ceci leur permet de faire des suggestions qui amèneront l’expérience des participants au niveau supérieur. Il peut aussi recruter d’autres experts de l’industrie de la région pour s’occuper des aspects techniques de l’événement et même agir de lien entre la ville hôte et ses collègues de l’association internationale.
Réserver les chambres d’hôtel à l’avance
Il va sans dire que tout le monde a besoin d’un oreiller où poser sa tête pendant une conférence. Les chambres d’hôtel ont tendance à s’envoler plus vite qu’on le pense et c’est une bonne idée de réserver des blocs de chambre pour la durée de la réunion, particulièrement lorsque vous attendez un grand nombre de délégués de l’extérieur. Pour revenir au premier point, les agences de tourisme réceptif sont un atout et peuvent servir de leurs liens avec les hôtels pour obtenir les meilleurs prix.
En faisant votre budget, n’oubliez pas le taux de change et les taxes et frais locaux
Assurez-vous de vérifier le taux de change et les taxes et frais qui changent d’une destination à l’autre. Les surprises peuvent être coûteuses et faire mal au budget. C’est aussi important de confirmer le taux de change, de bien comprendre les unités de mesure utilisées pour donner les dimensions des salles, la capacité du monde-charge et la quantité de nourriture et de boissons, entre autres. C’est une bonne idée de demander le plan des salles, des photos ou même une visite virtuelle de la salle pour faciliter la planification.
N’oubliez pas que certains services ne sont pas offerts gratuitement
Certaines destinations peuvent imposer des frais pour des commodités que vous présumez gratuites comme le wi-fi. C’est une bonne idée de clarifier tous les détails à l’avance.
Informez-vous sur les exigences d’entrée et de sortie du pays
Assurez-vous de savoir si les délégués ont besoin de documents ou d’un visa pour entrer dans le pays où ils doivent se rendre. Les mêmes exigences ne s’appliquent pas à tous les passeports.
Demandez quels sont les fournisseurs privilégiés
Une salle de bonne réputation se fera un plaisir de vous donner les coordonnées de partenaires fiables et professionnels pour des services allant de l’impression à la décoration en passant par le divertissement, les programmes pour les conjoints et plus encore.
Préparez-vous à l’imprévu
Les organisateurs d’expérience savent que tout peut arriver. C’est essentiel d’être flexible et prêt à régler des pépins de dernières minutes, et c’est particulièrement vrai pour les événements internationaux.
Même si organiser un événement international demande beaucoup de travail, quand tout le monde passe un bon moment, c’est vraiment gratifiant.
