Published on août 23, 2019
Le Centre Shaw accueille chaque année des centaines d’événements en tout genre et Cédric Lechat, notre gestionnaire de services événementiels, se fait un plaisir de partager les leçons qu’il a apprises au fil des ans et de ses rencontres avec d’autres experts de l’industrie. Voici donc quelques conseils pour un événement réussi qui fonctionne comme sur des roulettes.
Préparer un calendrier et le respecter
En partant de la fin de l’événement et en remontant le temps jusqu’à aujourd’hui, créer un calendrier détaillé qui répertorie toutes les échéances, les aspects de l’événement et les activités comme le marketing, l’inscription, les fournisseurs, etc. C’est une liste dynamique qu’il vous faudra ajuster au fur et à mesure, mais elle vous aidera à faire le suivi des tâches terminées et de celles qui restent à faire pour ne rien manquer. Travailler avec un calendrier permet de réduire le stress et vous donne le temps de faire des ajustements, si nécessaire.
Choisir des partenaires fiables
La salle et les fournisseurs que vous choisissez font toute la différence pour un événement réussi, mais aussi pour votre niveau de stress. Trouvez votre zone de confort : une salle non traditionnelle peut vous assurer une expérience inusitée, mais vous préférez peut-être une salle bien établie qui vous mettra en confiance en vous facilitant la vie. En plus des éléments de base comme la capacité de la salle et le service de traiteur, il faut aussi penser aux services audiovisuels et technologiques, à l’aspect écoresponsable, à l’accessibilité et à une foule d’autres détails. N’oubliez pas de demander si la salle est déjà associée à des fournisseurs exclusifs ou privilégiés qui connaissent bien l’endroit et qui offriront probablement le meilleur rapport qualité prix. Communiquez régulièrement avec votre gestionnaire de services événementiels qui peut être un allié précieux et demandez s’il y a des ambassadeurs locaux ou des partenaires comme notre programme unique Pensez Ottawa en collaboration avec Tourisme Ottawa qui est là pour vous aider à planifier votre événement et à sauver du temps.
Le multitâche, sans multitâche
Dans le monde d’aujourd’hui où l’efficacité et la rapidité sont reines, on découvre que mener plusieurs tâches à la fois n’est pas toujours la solution la plus productive. Quand on organise un événement, on doit prendre des centaines, voire des milliers de décisions et il est facile de perdre le fil. Référez-vous au calendrier pour déterminer les priorités. Effectuez ensuite les tâches une par une au moment opportun ou à l’avance si c’est possible. Un de mes mantras est qu’être bien organisé est plus important qu’être efficace (et dans l’industrie en constant mouvement de l’organisation d’événements, c’est plus qu’essentiel).
Ne pas se laisser surprendre par les changements de dernière minute
En respectant le calendrier, vous éviterez les changements de dernières minutes et les conséquences négatives qui peuvent en découler. Faites confiance à votre première idée et gardez celles qui vous viendront en cours de route pour le prochain événement. Un autre bon moyen est de faire part de ses attentes à l’avance à tous les fournisseurs et de déterminer une date limite pour les changements. Garder ceci en tête lorsque vous signez un contrat est une bonne habitude à adopter (par exemple, vous pouvez ajuster les modalités d’annulation pour les artistes et les conférenciers).
Parer aux imprévus
Qu’il s’agisse d’un petit détail ou d’une catastrophe, c’est important d’avoir une solution de rechange pour toutes les éventualités. Mettez en place un plan d’action pour tout ce qui pourrait mal se passer… parce qu’il y aura assurément quelque chose qui ne fonctionnera pas comme prévu. Assurez votre événement et informez-vous sur les plans de préparation aux urgences de la salle. Même si penser à tout est évidemment impossible, c’est bien d’avoir un processus suffisamment flexible pour s’adapter aux différentes situations en cours de route.
Au Centre Shaw, on observe régulièrement qu’être prêt à exécuter un plan bien orchestré et à composer avec l’imprévu est la meilleure façon d’organiser un événement des plus extraordinaires grâce au bon travail de votre équipe, de votre gestionnaire des services événements et de l’équipe des opérations.
